Bắt đầu làm quen với Microsoft Word 2019

  • bởi

Giới thiệu cơ bản về MS Word

Microsoft Word là một ứng dụng xử lý văn bản cho phép bạn tạo nhiều loại tài liệu, bao gồm thư từ, sơ yếu lý lịch và hơn thế nữa.  Trong bài học này, bạn sẽ tìm hiểu cách điều hướng giao diện Word và làm quen với một số tính năng quan trọng nhất của nó, chẳng hạn như Ribbon, Thanh công cụ truy cập nhanh Quick Access Toolbar và chế độ xem Backstage view

 Chúng ta hãy cùng nhau xem  video dưới đây để làm quen với Word nhé:

Phần hướng dẫn:

Các quy trình trong hướng dẫn này sẽ hoạt động cho tất cả các phiên bản gần đây của Microsoft Word, bao gồm Word 2019, Word 2016 và Office 365. Có thể có một số khác biệt nhỏ, nhưng đối với hầu hết các phiên bản này đều tương tự nhau.  Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng phiên bản cũ hơn, bạn có thể tham khảo một trong những hướng dẫn Word khác của chúng tôi.

Giao diện word

Khi bạn mở Word lần đầu tiên, Start Screen sẽ xuất hiện. Từ đây, bạn sẽ có thể tạo một tài liệu mới, chọn một mẫu và truy cập các tài liệu được chỉnh sửa gần đây của bạn. Từ Start Screen, định vị và chọn Blank Document để truy cập giao diện Word.

Làm việc với môi trường Word

Trong tất cả các phiên bản gần đây của Word thì các thao tác lệnh nhanh phổ biến như Ribbon, Quick Access ToolbarBackstage View được thể hiện rõ trên giao diện word.

Ribbon

Word sử dụng hệ thống Ribbon theo Tab thay vì các Menu truyền thống.  Ribbon chứa nhiều Tab mà bạn có thể tìm thấy ở gần đầu cửa sổ Word.

Mỗi Tab chứa một số nhóm lệnh liên quan.  Ví dụ: trong nhóm Phông chữ của phần Home, Tab chứa các lệnh để định dạng văn bản trong tài liệu của bạn.

Một số nhóm cũng có một mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải mà bạn có thể nhấp để có thêm tùy chọn.

Cách hiển thị và Ẩn Ribbon

Nếu bạn thấy rằng Ribbon chiếm quá nhiều không gian màn hình, bạn có thể ẩn nó.  Để thực hiện việc này, nhấp vào mũi tên Tùy chọn hiển thị Ribbon ở góc trên bên phải của Ribbon, sau đó chọn tùy chọn theo mong muốn của bạn từ menu thả xuống:

Tự động ẩn Ribbon: Tự động ẩn hiển thị tài liệu của bạn ở chế độ toàn màn hình và ẩn hoàn toàn Ribbon khỏi chế độ xem.  Để hiển thị Ribbon, nhấp vào lệnh Mở rộng Ribbon ở đầu màn hình.

Hiển thị tab: Tùy chọn này ẩn tất cả các nhóm lệnh khi chúng không được sử dụng, nhưng các tab sẽ vẫn hiển thị.  Để hiển thị Ribbon, chỉ cần nhấp vào tab.

Hiển thị Tab và Lệnh: Tùy chọn này tối đa hóa Ribbon.  Tất cả các tab và lệnh sẽ hiển thị.  Tùy chọn này được chọn theo mặc định khi bạn mở Word lần đầu tiên.

Sử dụng tính năng Tell me

Nếu bạn gặp khó khăn khi tìm lệnh bạn muốn, tính năng Tell Me có thể giúp ích.  Nó hoạt động giống như một thanh tìm kiếm thông thường. Hãy nhập những gì bạn đang muốn tìm kiếm, tiếp theo sẽ có một danh sách các tùy chọn sẽ xuất hiện.  Sau đó, bạn có thể sử dụng lệnh trực tiếp từ menu mà không phải tốn thời gian tìm thấy nó trên Ribbon.

The Quick Access Toolbar

Nó nằm ngay phía trên Ribbon, The Quick Access Toolbar cho phép bạn truy cập các lệnh phổ biến bất kể tab nào được chọn.  Theo mặc định, nó hiển thị các lệnh Lưu, Hoàn tácQuay lại, nhưng bạn có thể thêm các lệnh khác tùy theo nhu cầu của mình.

Để thêm lệnh vào The Quick Access Toolbar

Bước1:  Nhấp vào mũi tên thả xuống ở bên phải Quick Access Toolbar

Bước 2: Chọn lệnh bạn muốn thêm từ Menu.

Bước 3: Lệnh sẽ được thêm vào Quick Access Toolbar.

The Ruler (thước đo)

Nằm ở trên cùng và bên trái tài liệu của bạn, The Ruler giúp bạn dễ dàng căn chỉnh, căn lề trái phái cho chuẩn, đúng với quy cách chung. Nếu bạn muốn, bạn có thể ẩn Thước để tạo thêm không gian màn hình.

Để hiển thị hoặc ẩn thước Ruler

Bước1: Nhấp chuột vào tab View

Bước 2: Nhấp vào ô Ruler để hiển thị hoặc ẩn Thước

Backstage view (Chế độ xem hậu trường)

Chế độ xem Backstage View cung cấp cho bạn các tùy chọn khác nhau để lưu, mở tệp, in và chia sẻ tài liệu của bạn.  Để truy cập vào giao diện Backstage view, nhấp vào File trên Ribbon.

Chế độ xem tài liệu và phóng to

Word có nhiều tùy chọn để xem hoặc cách hiển thị tài liệu.  Bạn có thể chọn xem tài liệu của mình ở Chế độ đọc (Read Mode),  Bố cục in (Print Layout) hoặc Bố cục Web (Web Layout).  Các chế độ xem này có thể hữu ích cho các mục đích khác nhau, đặc biệt nếu bạn dự định in tài liệu.  Bạn cũng có thể phóng to và thu nhỏ để làm cho tài liệu của bạn dễ đọc hơn.

Chuyển đổi chế độ xem tài liệu

Chuyển đổi giữa các chế độ xem tài liệu khác nhau rất dễ dàng.  Chỉ cần xác định vị tríchọn lệnh xem tài liệu mong muốn ở góc dưới bên phải của cửa sổ Word.

  • Read Mode: Chế độ xem này mở tài liệu ra toàn màn hình. Việc sử dụng chế độ này rất là tuyệt vời để đọc số lượng lớn văn bản hoặc đơn giản là xem xét công việc của bạn.

Print Layout: Đây là chế độ xem tài liệu mặc định trong Word.  Nó cho thấy tài liệu sẽ trông như thế nào trên trang in.

Web Layout: Chế độ xem này hiển thị tài liệu dưới dạng trang web, có thể hữu ích nếu bạn đang sử dụng Word để xuất bản nội dung trực tuyến.

Phóng to và thu nhỏ ( Zooming in and out)

Để phóng to hoặc thu nhỏ, bạn hãy nhấp và kéo thanh trượt điều khiển thu phóng ở góc dưới bên phải của cửa sổ Word.  Bạn cũng có thể chọn các lệnh + hoặc để phóng to hoặc thu nhỏ theo gia số.  Số bên cạnh thanh trượt hiển thị phần trăm thu phóng hiện tại, còn được gọi là mức thu phóng.

 Thử thách dành cho bạn đây!!!

Bước 1: Mở Wordtạo một tài liệu trống.

Bước 2: Thay đổi tùy chọn hiển thị Ribbon để hiển thị tab.

Bước 3: Sử dụng Customize Quick Access, thêm New, Quick Print Spelling & Grammar

Bước 4: Trong thanh Tell Me, gõ từ Shape và nhấn nút Enter

Bước 5: Chọn một hình dạng từ menu, và nhấp đúp chuột vào đâu đó trên tài liệu của bạn.

Bước 6: Hiển thị Ruler nếu nó chưa hiển thị

Bước 7: Zoom tài liệu lên đến 120%

Bước 8: Thay đổi cách xem tài liệu thành Web Layout

Bước 9: Khi bạn hoàn thành tài liệu của bạn trông như thế bày nhé.

Bước 10: Thay đổi cách hiển thị tuỳ chọn Ribbon, quay lại chế độ như ban đầu hiển thị tablệnh và thay đổi Chế độ xem tài liệu trở lại Print Layout.