Lưu và chia sẻ tài liệu

  • bởi

Khi bạn tạo một tài liệu mới trong Word, bạn sẽ cần biết cách lưu nó để bạn có thể truy cập và chỉnh sửa nó sau này. Cũng như các phiên bản Word trước, bạn có thể lưu tệp vào máy tính của mình. Nếu bạn thích, bạn cũng có thể lưu tệp vào đám mây bằng OneDrive. Thậm chí bạn có thể xuấtchia sẻ tài liệu trực tiếp từ Word.

 Chúng ta hãy cùng xem video dưới đây để tìm hiểu cách lưu và chia sẻ tài liệu Word.

Save và Save As (Lưu và Lưu trữ dưới dạng)

Word cung cấp hai cách để lưu tệp: SaveSave As. Các cách lưu trữ này thực hiện tương tự nhau, nhưng có một vài điểm khác biệt quan trọng.

Save: Khi bạn tạo hoặc chỉnh sửa tài liệu, bạn sẽ sử dụng lệnh Save để lưu các thay đổi của mình. Bạn sẽ sử dụng lệnh này hầu hết thời gian. Khi bạn lưu tệp, bạn sẽ chỉ cần chọn tên tệp và vị trí lần đầu tiên. Sau đó, bạn có thể nhấp vào lệnh Lưu để lưu nó với cùng tên và vị trí.
Lưu dưới dạng: Bạn sẽ sử dụng lệnh này để tạo bản sao của tài liệu trong khi vẫn giữ bản gốc. Khi bạn sử dụng Save As, bạn sẽ cần chọn một tên và / hoặc vị trí khác cho phiên bản được sao chép.

Giới thiệu về OneDrive

Hầu hết các tính năng trong Microsoft Office, bao gồm Word, đều hướng đến việc lưu và chia sẻ tài liệu trực tuyến. Điều này được thực hiện trong OneDrive, đây là không gian lưu trữ trực tuyến cho các tài liệu và tệp của bạn. Nếu bạn muốn sử dụng OneDrive, hãy đảm bảo rằng bạn đã đăng nhập vào Word bằng tài khoản Microsoft của bạn. Để hiểu sâu hơn về OneDrive, bạn có thể xem lại bài học của chúng tôi về Tìm hiểu OneDrive để tìm hiểu thêm.

Để lưu tài liệu:

Bất cứ khi nào bạn tạo hoặc chỉnh sửa tài liệu tài liệu hiện có, điều quan trọng nhất là bạn phải nhớ lưu lại tài liệu của mình. Để tiết kiệm thời gian bạn cần chú ý đến nơi bạn đã lưu tài liệu để có thể dễ dàng tìm thấy sau này.

Bước 1: Tìm và chọn lệnh Save trên thanh công cụ nhanh Quick  Access Toolbar.

Bước 2: Nếu bạn lưu tệp lần đầu tiên thì Save As sẽ xuất hiện trong chế độ xem Backstage View.

Bước 3: Sau đó, bạn sẽ cần chọn nơi lưu tệp và đặt tên tệp. Bấm Browse để chọn một vị trí trên máy tính của bạn. Bạn cũng có thể bấm vào OneDrive để lưu tệp vào OneDrive của mình.

Bước 4: Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn vị trí mà bạn muốn lưu tài liệu.

Bước 5: Nhập tên tệp cho tài liệu, sau đó bấm Save.

Bước 6: Tài liệu sẽ được lưu lại. Bạn có thể nhấp vào lệnh Save một lần nữa để lưu các thay đổi của bạn khi bạn sửa đổi tài liệu.

 Bạn cũng có thể truy cập lệnh Save bằng cách nhấn Ctrl + S trên bàn phím.

Sử dụng Save As để tạo một bản sao

Nếu bạn muốn lưu một bản khác của tài liệu trong khi vẫn giữ bản gốc, bạn có thể tạo một bản Copy. Ví dụ: nếu bạn có một tệp có tên Báo cáo bán hàng, bạn có thể lưu nó dưới dạng Báo cáo bán hàng 2 để bạn có thể chỉnh sửa tệp mới và vẫn giữ lại bản gốc.

Để thực hiện việc này, bạn sẽ nhấp vào lệnh Save As trong chế độ xem Backstage View. Giống như khi lưu tệp lần đầu tiên, bạn sẽ cần chọn nơi lưu tệp và đặt tên tệp mới.

Để thay đổi vị trí lưu mặc định:

Nếu bạn không muốn sử dụng OneDrive vì OneDrive được chọn làm vị trí mặc định khi lưu. Nếu bạn thấy điều này bất tiện, bạn có thể thay đổi vị trí lưu mặc định OneDrive thành This PC.

Bước 1: Nhấp vào File.

Bước 2: Nhấp vào Options.

Bước 3: Hộp thoại Options trong Word sẽ xuất hiện. Chọn Save ở bên trái, chọn hộp bên cạnh Save to Computer by default, sau đó bấm OK. Vị trí lưu mặc định sẽ được thay đổi.

AutoRecover (Tự động phục hồi)

Word sẽ tự động lưu tài liệu của bạn vào một thư mục tạm thời trong khi bạn đang làm việc với chúng. Nếu bạn quên lưu các thay đổi của mình hoặc nếu Word gặp sự cố, bạn có thể khôi phục tệp bằng AutoRecover.

Cách sử dụng AutoRecover:

Bước 1: Mở Word lên. Nếu tìm thấy phiên bản tự động Save của tệp, thì khung Document Recover sẽ xuất hiện ở bên trái.

Bước 2: Nhấn vào đây mở một tập tin có sẵn. Tài liệu sẽ được phục hồi.

Theo mặc định, Word sẽ tự động lưu trữ cứ sau 10 phút. Nếu bạn đang chỉnh sửa tài liệu dưới 10 phút, Word có thể không tạo phiên bản tự động lưu.

 Nếu bạn không tìm thấy tệp bạn cần, bạn có thể tìm kiếm tất cả các tệp được lưu tự động từ chế độ xem Backstage View. Chọn tab File, bấm vào Manage Document, sau đó chọn Recover Unsaved Documents.

Exporting documents ( Xuất tài liệu)

Xuất tài liệu dưới dạng tài liệu Adobe Acrobat, thường được gọi là tệp PDF, đặc biệt rất hữu ích nếu bạn đang chia sẻ tài liệu với người không có Word. Một tệp PDF sẽ giúp người nhận có thể xem được nhưng không chỉnh sửa được nội dung của tài liệu của bạn.

Bước 1: Nhấp chọn tệp File, chọn Export, sau đó chọn Create PDF / XPS.

Bước 2: Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn vị trí bạn muốn xuất tài liệu, nhập tên tệp, sau đó nhấp vào Publish.

Để xuất tài liệu sang các loại tệp khác:

Bạn cũng có thể xuất tài liệu của mình sang các loại tệp khác, như Word 97-2003 Document nếu bạn cần chia sẻ với mọi người bằng phiên bản Word cũ hơn hoặc tệp .txt nếu bạn cần phiên bản plain-text cho tài liệu.

Bước 1: Bấm vào tab File, chọn Export, sau đó chọn Change File Type.

Bước 2: Chọn loại File sau đó nhấn nút Save As.

Bước 3: Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn vị trí bạn muốn xuất tài liệu, nhập tên tệp, sau đó bấm Save.

 Bạn cũng có thể sử dụng menu thả xuống Save as type trong hộp thoại Save As để lưu tài liệu vào nhiều loại tệp khác nhau.

Chia sẻ tài liệu

Word giúp bạn dễ dàng chia sẻ tài liệu và cộng tác với mọi người bằng OneDrive. Trước đây, nếu bạn muốn chia sẻ một tệp với ai đó bạn có thể gửi nó dưới dạng tệp đính kèm email. Mặc dù thuận tiện, hệ thống này cũng tạo ra nhiều phiên bản khác nhau đối với cùng một tệp, rất khó có sự liên kết chặt chẽ với nhau.
Khi bạn chia sẻ tài liệu từ Word, bạn thực sự cấp cho người khác quyền truy cập vào cùng một tệp. Điều này cho phép bạn và những người bạn chia sẻ cùng được chỉnh sửa trên cùng một tài liệu mà không phải theo dõi nhiều phiên bản.

 Để chia sẻ tài liệu, trước tiên, nó phải được lưu vào OneDrive của bạn.

Để share tài liệu:

Bước 1: Nhấp vào File sau đó nhấp vào Share.

Bước 2: Một cửa sổ Send Link sẽ xuất hiện.

 Thử thách dành cho bạn đây!!!

Bước 1: Mở Tài liệu thực hành của chúng tôi.
Bước 2: Sử dụng Save As để tạo một bản sao của tài liệu. Đặt tên cho bản sao mới Thực hành thử thách tiết kiệm. Bạn có thể lưu nó vào một thư mục trên máy tính hoặc vào OneDrive của bạn.
Bước 3: Xuất tài liệu của bạn dưới dạng PDF.