Những điều cơ bản khi làm việc với văn bản

  • bởi

Giới thiệu chung

Nếu bạn là người mới bắt đầu làm quen với Microsoft Word, bạn sẽ cần tìm hiểu các kiến thức cơ bản về việc nhập văn bản, chỉnh sửa và sắp xếp văn bản. Các công việc cơ bản thường hay làm là thêm văn bản, xóa và di chuyển văn bản của bạn, cũng như cách cắt, dán và sao chép.

  Hãy cùng xem video dưới đây để tìm hiểu những điều cơ bản khi làm việc với văn bản trong Word

Mục đích sử dụng điểm chèn

Để thêm văn bản

Điểm chèn là đường thẳng đứng nhấp nháy trong tài liệu của bạn. Nó chỉ ra nơi bạn có thể nhập văn bản trên trang. Bạn có thể sử dụng điểm chèn theo nhiều cách khác nhau.

Blank Document (Tài liệu trống): Khi một tài liệu trống mới mở ra, điểm chèn sẽ xuất hiện ở góc trên cùng bên trái của trang. Nếu bạn muốn, bạn có thể bắt đầu gõ từ vị trí này.

Thêm không gian: Nhấn phím cách space trên bàn phím để thêm không gian sau một từ hoặc ở giữa văn bản.

Dòng đoạn mới: Nhấn Enter trên bàn phím của bạn để di chuyển điểm chèn sang dòng đoạn tiếp theo.

Đặc vị trí điểm chèn theo mong muốn: Khi bạn bắt đầu nhập, bạn có thể sử dụng chuột để di chuyển điểm chèn đến một vị trí cụ thể trong tài liệu của bạn. Chỉ cần nhấp vào vị trí trong văn bản nơi bạn muốn đặt nó.

Phím mũi tên: Bạn cũng có thể sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển điểm chèn. Các phím mũi tên tráiphải sẽ di chuyển giữa các ký tự liền kề trên cùng một dòng, trong khi mũi tên lênxuống sẽ di chuyển giữa các dòng đoạn. Bạn cũng có thể nhấn Ctrl + L hoặc Ctrl + R để nhanh chóng di chuyển giữa toàn bộ các từ.

 Trong một tài liệu trống mới, bạn có thể nhấp đúp chuột để di chuyển điểm chèn ở nơi khác trên trang.

Để quét chọn văn bản

Trước khi bạn muốn di chuyển hoặc định dạng văn bản, bạn sẽ cần quét chọn nó. Để làm điều này, nhấp và kéo chuột trên đoạn văn bản mà bạn muốn, sau đó thả chuột. Một phần được tô sáng sẽ xuất hiện trên văn bản đã chọn.Khi bạn chọn văn bản hoặc hình ảnh trong Word, một thanh công cụ di chuột với các phím tắt lệnh sẽ xuất hiện. Nếu thanh công cụ không xuất hiện lúc đầu, hãy thử di chuột qua vùng chọn.

Để chọn nhiều dòng văn bản

Bước 1: Di chuyển con trỏ chuột sang bên trái của bất kỳ dòng nào để nó trở thành một mũi tên nghiêng phải.

Bước 2: Nhấp chuột. Dòng sẽ được chọn.

Bước 3: Để chọn nhiều dòng, nhấp và kéo chuột lên hoặc xuống.

Bước 4: Để chọn tất cả văn bản trong tài liệu của bạn, chọn lệnh trên tab Home, sau đó bấm chọn Select All. Bạn cũng có thể nhấn Ctrl + A trên bàn phím.

 Các phím tắt khác bao gồm nhấp đúp để chọn một từ và nhấp ba lần để chọn toàn bộ câu hoặc đoạn.

Để xóa văn bản:

Có một số cách để delete văn bản:

  • Để xóa văn bản bên trái của điểm chèn, nhấn phím Backspace trên bàn phím của bạn.
  • Để xóa văn bản bên phải điểm chèn, nhấn phím Delete trên bàn phím của bạn.
  • Chọn văn bản bạn muốn xóa, nhấn Ctr+A sau đó nhấn phím Delete

Sao chép và di chuyển văn bản

Word cho phép bạn Copy văn bản đã có trong tài liệu của bạn và Paste nó vào những nơi khác, điều này có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Nếu bạn muốn di chuyển văn bản đến một nơi khác, bạn có thể CutPaste hoặc kéothả chuột.

Để Copy và Paste văn bản

Bước 1: Chọn văn bản bạn muốn sao chép.

Bước 2:  Nhấp vào lệnh Copy trên tab Home. Bạn cũng có thể nhấn Ctrl + C trên bàn phím.

Bước 3: Đặt điểm chèn nơi bạn muốn văn bản xuất hiện.

Bước 4: Nhấp vào lệnh Paste trên tab Home. Bạn cũng có thể nhấn Ctrl + V trên bàn phím.

Bước 5:  Văn bản sẽ xuất hiện.

Để Cut và Paste văn bản

Bước 1:  Chọn văn bản mà bạn muốn Cut.

Bước 2: Nhấp vào lệnh Cut trên tab Home. Bạn cũng có thể nhấn Ctrl + X trên bàn phím.

Bước 3: Đặt điểm chèn nơi bạn muốn văn bản xuất hiện.

Bước 4:  Nhấp vào lệnh Paste trên tab Home. Bạn cũng có thể nhấn Ctrl + V trên bàn phím.

Bước 5:  Văn bản sẽ xuất hiện.

 Bạn cũng có thể Cut, CopyPaste bằng cách nhấp chuột phải vào tài liệu của mình và chọn biểu tượng mà bạn mong muốn từ menu Paste thả xuống trên tab Home. Khi bạn sử dụng phương pháp này để dán, bạn có thể chọn một trong ba tùy chọn xác định cách thức văn bản sẽ được định dạng: Keep Source Formatting, Merge Formatting, và Keep Text Only. Bạn có thể di chuột qua từng biểu tượng để xem nó sẽ trông như thế nào trước khi bạn chọn nó.

Để kéo và thả văn bản:

Bước 1: Chọn nội dung mà bạn muốn di chuyển.

Bước 2: Nhấp và kéo văn bản đến vị trí bạn muốn nó xuất hiện. Một hình chữ nhật nhỏ sẽ xuất hiện bên dưới mũi tên để chỉ ra rằng bạn đang di chuyển văn bản.

Bước 3: Nhả chuột và văn bản sẽ xuất hiện.

 Nếu văn bản không xuất hiện ở vị trí chính xác mà bạn muốn, bạn có thể nhấn phím Enter trên bàn phím để di chuyển văn bản sang một dòng mới.

Undo and Redo

Giả sử bạn đang làm việc trên một tài liệu và vô tình xóa một số văn bản. May mắn thay, bạn sẽ không phải gõ lại mọi thứ bạn vừa xóa! Word cho phép bạn hoàn tác hoạt động gần đây nhất của mình khi bạn mắc lỗi như thế này.

Để thực hiện việc này, định vị và chọn lệnh Undo trên Quick Access Toolbar. Bạn cũng có thể nhấn Ctrl + Z trên bàn phím. Bạn có thể tiếp tục sử dụng lệnh này để Undo nhiều thay đổi liên tiếp.

Ngược lại, lệnh Redo cho phép bạn đảo ngược lần Undo cuối cùng. Bạn cũng có thể truy cập lệnh này bằng cách nhấn Ctrl + Y trên bàn phím.

Symbol

Nếu bạn cần chèn một ký tự bất thường không có trên bàn phím, chẳng hạn như ký hiệu bản quyền (©) hoặc nhãn hiệu (™), bạn thường có thể tìm thấy nó bằng lệnh Symbol.

Để chèn một biểu tượng:

Bước 1: Đặt điểm chèn vào chỗ mà bạn muốn biểu tượng xuất hiện.

Bước 2: Nhấp vào tab Insert.

Bước 3: Xác định vị trí và chọn lệnh Symbol, sau đó chọn biểu tượng mong muốn từ menu thả xuống. Nếu bạn không thấy cái bạn muốn, hãy chọn More Symbol

Bước 4: Biểu tượng sẽ xuất hiện trong tài liệu.

Thử thách dành cho bạn đây!

Bước 1: Mở Tài liệu thực hành của chúng tôi.
Bước 2: Di chuyển đến trang 2.
Bước 3: Đặt điểm chèn ở đầu tài liệu và nhập Now Introducing
Bước 4: Sử dụng các phím mũi tên của bạn để di chuyển điểm chèn vào mục Signature Detail’s Plan và thay đổi nó thành giá $ 99,99 / mo.
Bước 5: Ở dưới cùng của tài liệu, sử dụng kéo và thả để di chuyển Just leave the details to us đến cuối dòng cuối cùng.
Bước 6: Ở cuối dòng bạn vừa di chuyển, chèn biểu tượng nhãn hiệu. Nếu bạn không thể tìm thấy biểu tượng nhãn hiệu, hãy chèn một biểu tượng khác bạn chọn.
Bước 7: Khi bạn hoàn thành, tài liệu của bạn sẽ trông giống như thế này: