Tạo và Mở tài liệu

  • bởi

Tập tin Word được gọi là Tài liệu. Khi bạn muốn có một tài liệu mới, bạn sẽ có thể chọn trang trống hoặc từ một mẫu sẵn có. Để thực hiện điều đó trước hết bạn cũng cần phải biết cách mở một tài liệu hiện có.

 Hãy nhấp vào video bên dưới để tìm hiểu thêm về cách tạo và mở tài liệu trong Word.

Để tạo một tài liệu trống mới:

Khi bắt đầu một dự án mới, bạn thường muốn bắt đầu với một tài liệu trống mới trong Word.

Bước 1: Chọn File để truy cập Chế độ Backstage View.

Bước 2: Chọn New sau đó nhấp chuột vào Blank document.

Bước 3: Một trang trống xuất hiện.

Để tạo một tài liệu mới từ một mẫu:

Mẫu là một tài liệu được thiết kế trước trong Word mà bạn có thể sử dụng để tạo một tài liệu mới một cách nhanh chóng. Các mẫu thường bao gồm định dạngthiết kế tùy chỉnh, vì vậy chúng có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức khi bắt đầu viết một văn bản mới.

Bước 1: Bấm vào tab File để truy cập vào giao diện Backstage view, sau đó chọn New.

Bước 2: Một số mẫu tùy chọn sẽ xuất hiện bên bên cạnh Tài liệu trống (Blank document). Bạn cũng có thể sử dụng thanh tìm kiếm để tìm một cái gì đó cụ thể hơn. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ tìm kiếm một mẫu tờ rơi.

Bước 3: Khi bạn tìm thấy một mẫu nào đó mà bạn thích, hãy nhấp chọn mẫu đó để xem trước

Bước 4: Bản Mẫu xem trước sẽ xuất hiện. Hãy nhấp vào Create để sử dụng mẫu đã chọn.

Bước 5: Một tài liệu mới sẽ xuất hiện với mẫu đã chọn.

  Bạn cũng có thể duyệt các mẫu theo danh mục sau khi thực hiện tìm kiếm.

Để mở một tài liệu hiện có:

Ngoài việc tạo tài liệu mới, bạn thường cần mở tài liệu đã được lưu trước đó. Để tìm hiểu thêm về lưu tài liệu, hãy truy cập bài học Lưu và chia sẻ tài liệu của chúng tôi.

Bước 1: Chọn File  sau đó nhấp chuột chọn Open.

Bước 2: Chọn This PC , sau đó bấm Browse. Bạn cũng có thể chọn OneDrive để mở các tệp được lưu trữ trên OneDrive của mình.

Bước 3: Hộp thoại Open sẽ xuất hiện. Xác định vị trí và chọn tài liệu của bạn, sau đó nhấp vào Open.

Bước 4: Tài liệu được chọn sẽ xuất hiện.

 Hầu hết các tính năng trong Microsoft Office, bao gồm Word, đều hướng đến việc lưu trữ và chia sẻ tài liệu trực tuyến. Điều này được thực hiện trong OneDrive, đây là không gian lưu trữ trực tuyến cho các tài liệu và tệp của bạn. Nếu bạn muốn sử dụng OneDrive, hãy đảm bảo rằng bạn đã đăng nhập vào Word bằng tài khoản Microsoft của bạn. Hãy cùng xem lại bài học của chúng tôi về Tìm hiểu OneDrive để tìm hiểu thêm.

Để ghim tài liệu:

Nếu bạn thường xuyên mở đi mở lại để làm việc với cùng một tài liệu, bạn có thể ghim nó vào chế độ Backstage View để truy cập nhanh (Quick Acess)

Bước 1: Chọn File  nhấp vào Open, sau đó chọn Recent.

Bước 2: Danh sách các tài liệu được chỉnh sửa gần đây sẽ xuất hiện. Hãy di chuột qua tài liệu bạn muốn ghim, sau đó nhấp vào biểu tượng đinh ghim.

Bước 3: Tài liệu sẽ nằm trong danh sách tài liệu được mở gần đây cho đến khi bạn bỏ ghim tài liệu. Để bỏ ghim tài liệu, nhấp lại vào biểu tượng đinh ghim.

Chế độ tương thích (Compatibility Mode)

Đôi khi bạn cần phải làm việc với các tài liệu được tạo ra trong các phiên bản Microsoft Word trước đó, như Word 2010 hoặc Word 2007. Khi bạn mở các loại tài liệu này, chúng sẽ xuất hiện trong Chế độ tương thích.

Chế độ tương thích sẽ vô hiệu hóa một số tính năng nhất định, vì vậy bạn sẽ chỉ có thể truy cập một số lệnh được tìm thấy trong phiên bản trước đó, được sử dụng để tạo tài liệu. Ví dụ: nếu bạn mở một tài liệu được tạo trong Word 2007, bạn chỉ có thể sử dụng các tab và lệnh được tìm thấy trong Word 2007.

Trong hình ảnh bên dưới, bạn có thể thấy Chế độ tương thích có thể ảnh hưởng đến một số lệnh khả dụng. Vì tài liệu bên trái đang ở Chế độ Tương thích phiên bản Word 2007, nên nó chỉ hiển thị các lệnh có sẵn trong Word 2007.

Để thoát Chế độ tương thích, bạn sẽ cần chuyển đổi tài liệu sang loại phiên bản hiện tại. Tuy nhiên, nếu bạn gửi tài liệu của mình cho người khác mà họ đang sử dụng phiên bản word cũ thì họ chỉ có quyền truy cập vào phiên bản Word cũ đó, tốt nhất nên để tài liệu ở Chế độ tương thích để định dạng sẽ không thay đổi.

Để chuyển đổi một tài liệu:

Nếu bạn muốn truy cập vào các tính năng mới hơn, bạn có thể chuyển đổi tài liệu sang định dạng tệp hiện tại.

Bước 1: Nhấp vào tab File sau đó định vị tìm và chọn lệnh Convert.

Bước 2: Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Nhấn OK để xác nhận nâng cấp tập tin.

Bước 3: Tài liệu sẽ được chuyển đổi sang loại tệp mới nhất.

Chuyển đổi một tệp có thể gây ra một số thay đổi đối với bố cục ban đầu của tài liệu.

 Chuyển đổi một tệp có thể gây ra một số thay đổi đối với bố cục ban đầu của tài liệu.

Thách thức dành cho bạn đây!!!

Bước 1: Mở tài liệu thực hành của chúng tôi.
Bước 2: Lưu ý rằng tài liệu mở trong Chế độ tương thích (Compatibility Mode). Chuyển đổi nó sang định dạng tập tin hiện tại. Nếu một hộp thoại xuất hiện hỏi bạn có muốn đóng và mở lại tệp để xem các tính năng mới hay không, chọn Có.
Bước 3: Trong chế độ xem Backstage View, ghim một tập tin hoặc thư mục.